Ce que CoverShift collecte, pourquoi, et comment exercer vos droits. Mise à jour le 5 novembre 2026 : liste des sous-traitants avec leur pays, base légale de chaque usage, e-mails envoyés par Resend.
Matthieu Vanderkelen, personne physique exploitant sous le nom CoverShift, 52 Rue de Renissart, 7180 Seneffe, Belgique, numéro d'entreprise BE 0716.910.370. Contact : contact@covershift.be.
Compte : e-mail et mot de passe (chiffré, géré par Supabase Auth).
Coachs : nom, prénom, téléphone (facultatif), ville, provinces couvertes, certification, années d'expérience, tarif minimum, préférences de préparation, présentation, salles d'affiliation et favorites.
Salles : nom de la salle, nom du contact, e-mail, téléphone, adresse, ville, province, règles de remplacement, coachs affiliés et favoris, et le détail des créneaux publiés.
Évaluations : notes de 1 à 5 et commentaires laissés après une mission. Une évaluation marquée « publique » est visible par les autres utilisateurs de CoverShift ; une évaluation privée n'est visible que par la salle et le coach concernés. Le responsable du traitement peut masquer une évaluation abusive.
Planning et équipe : semaine type et cours de la box, coach de chaque cours, notes sur un jour ou un cours, demandes de congé et soldes, rôle de chacun dans la box (gérant, head coach, coach) et choix des notifications.
Heures, paie et Dimona (seulement pour les box qui emploient ou paient un coach) : statut du coach (salarié, étudiant, flexi-job, indépendant, via SMart), heures prévues au contrat, tarifs et taux horaires, cours donnés, absences, fiches mensuelles, NISS, IBAN et nom du titulaire du compte, numéro de TVA le cas échéant, déclarations Dimona et réponses de l'ONSS, fichiers préparés pour le secrétariat social et pour les virements, factures de SMart encodées par la box. Auto-facture (seulement si le coach l'accepte) : nom ou société du coach, adresse, numéro d'entreprise et régime de TVA, factures et notes de crédit établies en son nom, contestations. Côté box : IBAN de la box, société, adresse et numéro de TVA, secrétariat social choisi, identifiant de l'accès ONSS et, si la box les ajoute, ses clés de connexion à Wodify ou Clubplanner.
Support et suivi : les messages échangés avec CoverShift via l'onglet « Aide », un journal des actions sur la plateforme (inscriptions, créneaux, candidatures, attributions, affiliations, évaluations) et, le cas échéant, des notes internes du responsable du traitement liées à l'assistance ou à la facturation. Ces éléments servent à aider les utilisateurs, à résoudre les litiges et à facturer les frais de service ; ils ne sont pas visibles par les autres utilisateurs.
Visiteurs du site : si vous essayez « Recevoir le faux SOS », votre navigateur crée un abonnement aux notifications (une adresse technique et ses clés). CoverShift l'enregistre avec la langue de la page et une empreinte de votre adresse IP (pas l'adresse elle-même), qui sert à limiter le nombre d'essais. Rien d'autre : ni nom, ni e-mail.
Demandes des entreprises : ce que vous saisissez dans le formulaire « Entreprises » : entreprise ou organisation, nom, e-mail, téléphone (facultatif), ville, province, date souhaitée, nombre de participants, budget et message.
Avis des membres : quand un membre d'une box donne son avis sur un cours, par le QR code affiché à la box, CoverShift enregistre la note, le commentaire éventuel et un identifiant d'appareil tiré au hasard, sans nom ni compte. Cet identifiant reste sur le téléphone : il permet de changer son avis et évite les votes en double. La box et le coach du cours voient le résultat.
Ces données servent à organiser les cours d'une box et le travail de ses coachs : le planning, les remplacements, les congés, les heures, la paie et la Dimona.
Compte, profil, planning et remplacements : l'exécution du contrat, c'est-à-dire les conditions d'utilisation que vous acceptez à l'inscription.
NISS et déclarations Dimona : l'obligation légale de la box qui emploie le coach de le déclarer à l'ONSS.
IBAN, heures, tarifs et factures : l'exécution du contrat entre la box et le coach (le payer) et les obligations comptables et sociales de la box.
E-mails de service (SOS, rappels, fin du pilote, réponses du support) : l'exécution du contrat. Vous choisissez dans l'app les notifications que vous recevez.
Le faux SOS sert uniquement à envoyer la notification de démonstration que vous avez demandée : la base légale est votre demande. Une demande d'entreprise sert uniquement à vous répondre et à vous faire une proposition, à votre demande. Les avis des membres servent à la box et au coach à connaître la qualité des cours : c'est l'intérêt légitime de la box, et donner son avis reste facultatif.
Pour le planning, les heures, la paie et la Dimona d'une box, CoverShift agit pour le compte de cette box, comme sous-traitant au sens du RGPD, selon l'accord de sous-traitance. La box reste responsable de ces données en tant qu'employeur ou donneur d'ordre.
Le responsable du traitement. Le profil d'un coach (sans e-mail ni téléphone) est visible par les salles inscrites. Quand un coach postule ou s'affilie à une salle, celle-ci voit ses coordonnées. Quand un coach est retenu pour une mission, il voit les coordonnées de la salle. Le NISS d'un coach n'est visible que de lui et des box qui l'emploient ; son IBAN et ses coordonnées de facturation, que de lui et des box qui le paient. Une facture faite en son nom n'est visible que de lui et de la box qui l'a établie. Un head coach gère le planning sans voir les tarifs, la paie, les IBAN, les NISS ni la Dimona. Le secrétariat social et l'ONSS reçoivent ce que la box leur envoie. Les données ne sont ni vendues ni utilisées pour de la publicité.
Supabase (base de données et comptes) : Union européenne, Francfort.
Vercel (site et application) : États-Unis. Sur le site public (pas dans l'application), Vercel Web Analytics compte les visites sans cookie et sans garder d'adresse IP : on voit quelles pages sont lues, le pays et le site d'où vient le visiteur, pas qui il est.
OVH (e-mails de connexion et de confirmation) : France.
Resend (e-mails de service : SOS, rappels, alertes, fin du pilote, copies du suivi Dimona aux seules adresses choisies par la box) : États-Unis.
jsDelivr (téléchargement d'une bibliothèque de l'application) : réseau mondial, sans cookie.
Les transferts vers les États-Unis reposent sur le cadre de protection des données UE-États-Unis ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les déclarations Dimona partent vers l'ONSS par sa connexion officielle, qui sert aussi à retrouver celles que la box a faites ailleurs. Les notifications passent par le service de notifications de votre navigateur (Google, Apple ou Mozilla selon l'appareil). CoverShift prévient les box 30 jours avant d'ajouter ou de changer un sous-traitant.
Tant que votre compte est actif, puis au maximum 12 mois après votre dernière activité. Les heures, fiches, factures et déclarations d'une box sont gardées tant que la box utilise CoverShift, pour qu'elle puisse respecter ses propres obligations de conservation, puis supprimées, ou remises à la box si elle le demande. Une box exporte à tout moment l'ensemble de ses données (planning, coachs, heures, paiements, registre) en un clic depuis « Ma salle » : elles lui appartiennent.
Abonnement du faux SOS : effacé automatiquement après 7 jours. Demande d'une entreprise : gardée au maximum 12 mois après le dernier échange avec vous. Avis des membres : gardés avec les cours de la box, et effacés avec eux.
Vous pouvez demander à consulter, corriger ou supprimer vos données, ou retirer votre consentement, depuis l'onglet « Aide » de votre espace ou en écrivant aux coordonnées ci-dessus. Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).